Как писать ежемесячные отчеты, которые ваши клиенты будут читать на самом деле

1. 1. Пересмотреть цели проекта
2. 2. Что вы сделали в прошлом месяце?
3. 3. Какие результаты вы увидели в своей работе?
4. 4. Привяжите KPI к бизнес-целям
5. 5. Объясни себя
6. 6. Что будет достигнуто в этом месяце?
7. 7. Скажите им, что делать дальше
8. 8. Позвоните клиенту. Есть разговор.
9. 9. Сосредоточьтесь на «Мы»

Отчетность - это непрерывная работа для нашей команды в Content Harmony. Мы постоянно ищем способы минимизировать время, затрачиваемое на составление отчетов, при этом максимально углубляясь в понимание и выносливость клиентов. Чем больше времени мы тратим каждый месяц на составление отчетов, тем меньше времени мы уделяем выполнению стратегии.

С учетом вышесказанного, отчетность в конце или в начале каждого месяца является ценным временем для нашей команды, чтобы подумать о достижениях и внимательно взглянуть на то, что работает, а иногда и не работает. Поскольку на подготовку отчетов уходит так много времени и энергии, мы работаем над тем, чтобы сделать их как можно более ценными и ориентированными на конкретные действия, с четкими дальнейшими шагами для клиента. Хороший отчет о клиенте нуждается в хорошей структуре, как и успешная встреча нужна хорошая повестка дня встречи ,

Чтобы убедиться, что наши отчеты попадают на стол наших клиентов, а не исчезают в глубине их почтовых архивов, мы придумали 9 способов написания отчета, о котором ваш босс будет наплевать:

1. Пересмотреть цели проекта

Какие цели вы ставили перед собой в начале проекта? Ежемесячные отчеты - отличное время, чтобы остановиться и посмотреть, где вы находитесь по сравнению с тем, где вы собираетесь быть. Вы опережаете график? Позади?

Если вы опережаете прогнозируемый трафик, доход, продажи и т. Д., Поймите, что вы сделали, чтобы достичь этого, и как вы можете продвинуться до конца проекта или контракта.

Если вы позади, потратьте время, чтобы подумать о том, чего вы достигли до сих пор, и о том, что вы можете сделать по-другому, продвигаясь вперед, чтобы наверстать упущенное. Используйте этот ежемесячный отчет в качестве контрольной точки, чтобы понять, нужно ли вам менять стратегию.

2. Что вы сделали в прошлом месяце?

Конечно, это звучит довольно просто, но вы, вероятно, удивитесь тому, как много отчетов, которые я видел, оставили это довольно расплывчатым.

Являетесь ли вы агентством контент-маркетинга, которое занимается производством и распространением? Какой контент вы опубликовали в прошлом месяце? Где ты это опубликовал? Как вы получили контент перед целевыми клиентами ваших клиентов? Сколько вы потратили на это?

Вы PR агентство? Вы получили какие-нибудь заметные места размещения для своего клиента? Были ли у вас какие-либо новые контакты, которые вы можете использовать для будущих проектов?

Убедитесь, что это то, на что вы можете указать и сказать «что ... мы сделали это».

Если у вас нет какой-либо существенной работы, на которую можно было бы указать, я, вероятно, был бы готов объяснить, на что было потрачено время и ресурсы. Понятно, что есть месяцы, потраченные на разработку стратегии и планирования, которые не всегда равносильны материальным продуктам. Если это так, сделайте это кристально ясным и укажите на любые результаты (или документы в процессе), которые вы создали на своем пути.

3. Какие результаты вы увидели в своей работе?

Это было успешно? Когда вы посмотрите на все, чего вы достигли в прошлом месяце, приблизило ли это вашего клиента к достижению его бизнес-целей и целей, которые ваша команда поставила перед собой в начале проекта?

В начале каждого проекта ваша команда должна сесть с клиентом и тщательно наметить ключевые показатели эффективности (KPI), которые будут сообщаться каждый месяц. Когда дело доходит до отчетности, ваша команда должна изучить каждый из этих KPI и сообщить, как ваша работа напрямую повлияла на движение KPI (положительно или отрицательно).

4. Привяжите KPI к бизнес-целям

Основываясь на показе своих результатов, убедитесь, что представленные KPI привязаны к целям роста бизнеса, а не к произвольным, бессмысленным показателям.

В зависимости от клиента, KPI, вероятно, будут очень разными. Клиенты, ориентированные на потенциальные клиенты, захотят видеть новых клиентов, клиенты электронной коммерции захотят увидеть новые доходы и продажи, издатели, как правило, больше всего заботятся о просмотрах страниц и т. Д.

В любом случае, убедитесь, что KPI соответствуют бизнес-целям, что, как правило, означает больше денег, поступающих через дверь для вашего клиента. Такие вещи, как рейтинг в поисковой выдаче и PR-размещение, являются отличными опережающими индикаторами, которые следует определять, но обычно это не те ключевые показатели эффективности, которые нужно выделять.

Бонусный совет: не сообщайте о вещах, которые не имеют значения. Например, если вы работаете с ведущим клиентом, и через месяц количество просмотров страниц значительно увеличилось, спросите себя: «Действительно ли это имеет значение, или я просто сообщаю эти цифры, потому что они положительные?»

Легко, особенно когда время от времени сокращаются KPI, составлять отчеты по другим показателям исключительно потому, что они хорошо выглядят. Избегайте этого. Если вы не можете сделать разумный вывод о том, что показатель способствует достижению общих бизнес-целей, опустите его полностью. В противном случае вы, скорее всего, настроитесь на вопросы клиентов, на которые вы, возможно, не будете готовы ответить.

5. Объясни себя

Количество и KPI за месяц? Они внизу? Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы по-настоящему погрузиться в «почему», независимо от того, в каком направлении все движется.

Если числа движутся в правильном направлении, найдите время, чтобы клиент точно знал, что вы сделали для этого. Вы опубликовали пост в блоге, который стал вирусным? Создает ли ваш технический документ больше потенциальных клиентов, чем когда-либо видел ваш клиент? Возьми кредит на это.

Если ваши цифры снижаются, сначала попытайтесь понять, почему. Может быть, это сезонная тенденция или, может быть, ваша тяжелая работа просто не соответствовала тому, что вы думали. Как только вы поймете, что происходит, создайте план действий, чтобы изменить его и изменить в следующем месяце.

Тщательно сообщите причину падения вместе с вашим планом по улучшению этого в ближайшие месяцы. Из моего опыта клиенты понимают, что не каждый месяц будет хоум-раном, и на этом пути будут провалы. Пока у вас и вашей команды есть план по исправлению этого, большинство клиентов будут продолжать работать над улучшением.

6. Что будет достигнуто в этом месяце?

Опять же, то, что должно быть довольно простым, но часто игнорируется; обычно в случае, когда нет четкого плана действий.

В Content Harmony мы обычно работаем по 6-12 месяцев. Мы потратим время на разработку стратегии и планирование на 6-12 месяцев работы одновременно с четким графиком результатов и целей. Этот график всегда сообщается клиенту заранее, но всегда полезно пересчитывать каждый месяц вместе с отчетностью.

После того, как вы расскажете о достижениях за предыдущий месяц, а также о результатах, которые вы видели, погрузитесь в план на следующий месяц. Всегда включайте задачи, результаты и сроки выполнения. Это не только гарантирует клиенту, что вы на вершине, но и заставляет вашу собственную внутреннюю команду отвечать за соблюдение сроков и соблюдение графика.

7. Скажите им, что делать дальше

Четко сообщайте о следующих шагах и элементах действий для каждого человека в вашей команде, а также для клиента. С таким большим количеством электронных писем и списков дел, пересекающихся между обеими командами, легко потерять след задач. Используйте ежемесячные отчеты для вызова конкретных действий, которые должны быть выполнены каждой командой.

8. Позвоните клиенту. Есть разговор.

Как только вы получаете ежемесячные отчеты за дверью, назначьте время, чтобы позвонить или встретиться с клиентом и обсудить ежемесячные отчеты. Даже 30 минут, чтобы прояснить любые вопросы, могут иметь большое значение и продолжать основываться на ваших отношениях клиент / агентство.

Бонусный совет: используйте это собрание для просмотра действий, необходимых клиенту. Ваш контакт с клиентом, скорее всего, занятой человек, и он может все же пролистать важные части (даже если он им наплевать). Убедитесь, что она / он знает, что от них нужно и когда вам это нужно.

Не забудьте отправить подробные протоколы встречи после каждой встречи, чтобы все знали следующие шаги.

9. Сосредоточьтесь на «Мы»

Отношения клиент / агентство - это просто отношения. По мере роста бизнеса вашего клиента растет и ваш. Вы оба заинтересованы в том, чтобы преуспевать и работать вместе как одна команда. Убедитесь, что ваши отчеты и сообщения отражают эту командную работу.

Используйте «мы» или «нас», когда говорите об успехах и достижениях:

• «В этом месяце мы смогли достичь XYZ».
• «Мы увидели X% улучшение по сравнению с прошлым месяцем».

Помнить об этом - одно из тех незначительных улучшений, которые могут переосмыслить работу, которую вы делаете, и создать длительные отношения между клиентом и агентством.

//

Практика делает идеальным. Как уже упоминалось выше, это постоянный процесс, который Content Harmony постоянно совершенствует, чтобы лучше обслуживать наших клиентов. Каждый клиент индивидуален, и еще не все наши отчеты выглядят так, но это цель, к которой мы стремимся как компания.